Damian zaleski R Yyr k3 Ysqg unsplash

Vacature Administration Management Assistant

Pack4Food vzw is een onafhankelijke organisatie waarbij innovatie door samenwerking centraal staat, dit door bedrijven uit de hele voedselverpakkingsketen bij elkaar te brengen, samen met kennisinstellingen en andere organisaties. Pack4Food heeft enerzijds als doel innovatie te stimuleren in voedselverpakkingen, zowel bij voedingsproducenten als bij zijn toeleveranciers (verpakkingsproducenten, vulmachineproducenten, ...), en anderzijds bedrijven te ondersteunen bij hun dagdagelijkse verpakkingsuitdagingen.

Functieomschrijving

Communicatie

  • Je bent het eerste aanspreekpunt van een potentiële klant of lid waarbij je hen tracht verder te helpen of voor specifieke vragen doorverwijst naar een collega.
  • Je onderhoudt proactief de website (www.pack4food.be) en sociale media (LinkedIn, twitter) en bent verantwoordelijk voor het beheer van de mailbox.
  • Maandelijks stel je een nieuwsbrief op en/of bereid je een mailing voor (Mailchimp) in overleg met de collega’s.

Financiën

  • Je staat in voor de loonadministratie van het team.
  • Je zorgt voor de financiële administratie en voorbereiding van de boekhouding: uitsturen facturen en opvolgen van betalingen, betalen inkomende facturen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het uploaden van alle boekhoudkundige documenten op het portaal van de boekhouder.
  • Je volgt de tijdsregistratie van de teamleden op.
  • Je bereidt de financiële tussentijdse rapportering van projecten voor.

Organisatie activiteiten

  • Je helpt bij de voorbereiding van vergaderingen, events, opleidingen en beurzen. Dit omvat het zoeken naar een geschikte locatie en catering, uitsturen van uitnodigingen, verzamelen van drukwerk en organiseren en opvolgen van de inschrijvingen. Indien nodig ben je ook zelf aanwezig voor het onthaal en vlot verloop van de activiteiten.
  • Je ondersteunt bij ledenbevragingen.
  • Je beheert en regelt alles omtrent reizen, vervoer en accommodatie.
  • Kortom, je wordt de rechterhand van het team.

Profiel

  • Je bent houder van een diploma in een administratieve richting of gelijkgesteld door ervaring in diezelfde richting met een sterke wil om bij te leren. Schoolverlaters worden aangemoedigd zich ook kandidaat te stellen.
  • Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en Engels. Andere talen zijn een pluspunt.
  • Je hebt een goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) en andere pakketten zoals Teams en Sharepoint.
  • Je werkt graag in een team, maar kan even goed op zelfstandige manier functioneren.
  • Je bent stipt en flexibel, hebt geen problemen met deadlines en kan je werk goed organiseren.

Aanbod

  • We bieden je een uitdagende job aan waarbij je zelf initiatief kan nemen en contacten kan leggen met een brede groep mensen, bedrijven en organisaties.
  • Je komt terecht in een leuk team in een dynamische en boeiende omgeving waarin je nieuwe vaardigheden zal ontwikkelen.
  • Deeltijdse betrekking – Onze kantoren zijn gelegen op Campus Coupure (Universiteit Gent), Coupure Links 653 in Gent.

Meer info en solliciteren

Interesse? Reageer dan snel online met jouw CV en motivatie naar Peter Ragaert (peter.ragaert@pack4food.be).

Kandidaturen kunnen ingediend worden t.e.m. 6 februari 2023. Indiensttreding is voorzien op zo kort mogelijke termijn.

Voor verdere vragen omtrent deze vacature kan je mailen naar peter.ragaert@pack4food.be of bellen naar 0472/293793.

Geschreven doorJitske Neirinck